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传统制造业采购风险管理

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发表时间:2018-10-10 13:32

导读

daodu

采购风险(purchasing risk)通常是指采购过程可能出现的一些意外情况,包括人为风险、经济风险和自然风险,具体说来,如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加、采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚实甚至违法行为。这些情况都会影响采购预期目标的实现。

一、规避风险

任何事物都有风险,采购风险归根结底,也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。主要的手段有:作好年度采购预算及策略规划;慎重选择供应商,重视供应商的筛选和评级;严格审查订货合同,尽量完善合同条款;拓宽信息渠道,保持信息流畅顺利;完善风险控制体系,充分运用供应链管理优化供应和需求;加强过程跟踪和控制,发现问题及时采取措施处理,以减低采购风险。

充分利用专业化的信息网站,有助于采购人员更方便、更准确地获取信息,为评判供应商和产品提供依据。同时公司对贡要的供应商可派遣专职驻厂员,或经常对供应商进行质量检查。采购应减少对个别供应商大户的过分依赖,可采用备选方案及备选供应商,以分散采购风险。至于预算,由于采购预算是基于物料成本及销售预测等数据推算出来的,以接单式生产为主的公司应注意一些关键器件能否在要求的时间发货,适当运用MRPⅡ系统以及现货结合的方法以减少风险,在项目开发前充分与所有原材料供应商沟通,使供应商清楚配合的方向及要求。

二、降低风险

企业要降低质量、交期、价格、售后服务、财务等方面的采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。这个观点得到很多人的拥护,建立关系需注意的几个阶段。

首先是供应商的初步考察阶段:在选择供应商时.应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查,有可能派人到对方公司进行现场了解,以作出枯体评估。必要时需成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组,对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、服务等进行评选。在初步到断有必要进行开发后,建议将自己公司的情况告知供应商。

其次是产品认证及商务阶段:对所需的产品质量、产量、用户的情况、价格、付款期、将后服务等进行逐一测试或交流。

第三是小批量认证阶段:对供应商的产品进行小批量的生产、交期方面的论证。

第四大批量采购阶段:根据合作情况.逐步加大采购的力度。

第五对供应商进行年度评价,对合作很好的供应商,邀清他们到公司交流明年的工作打算。 采购作为连接公司与供应商之间的窗口和桥梁、作为公司的输入部门(营销为输出部门)、作为公司的利润中心,不能只考虑预测和防范采购风险,更应该站在整个公司的角度上,考虑由此对公司制造、物流、财务、营销、质量、售后服务等各方面造成的影响。耍注意核算企业总权益成本,而不只是采购成本;使得整个公司的利润最大化、成本最低、风险最小;从而由外向内、由下向上对公司的管理进行整合。

为了更好地解决这方面的问题,提高总体利润率,将风险与损失降至最低,有的公司将采购划分为货源开发(Sourcing)小组与采购(Buyer)小组。Sourcing主要负责成本控制风险防范、产品质量与供货商综合能力的评估(包含供货商的物流状况、售后服务、公司财力、整体管理能力等),Buyer根据Sourcing提供的信息,结合公司的生产状况与需求量进行购买与跟踪订单。

需要明确的是,采购风险是无法绝对避免的,在风险发生后,控制采购风险所带来的相关成本就变得相当重要。

三、风险分析

1、企业物资采购外因型风险

1)意外风险。

2)价格风险。

3)采购质量风险。

4)技术进步风险。

5)合同欺诈风险。

2、企业物资采购内因型风险

1)计划风险。

2)合同风险。

3)验收风险。

4)存量风险。

5)责任风险。

四、风险防范

在订立进口买卖合同时,大多数买方代表都非常注重合同的谈判阶段,在6大主要交易条件即货物的品质、数量、包装、价格、交货和支付当中,当事人尤其关注货物的质量和成交价格,而对合同谈判前的信息收集、调研和风险防范意识重视不够。俗话说,防范于未然,的确,有防范的预案远胜于事后的补救,如果在签约前做好充分的准备,力争从源头上预防违约,就能够有效地规避合同风险。


1安排好采购计划,在时间上要预留空间


国有企业或国有控股企业在固定资产投资立项和审批上,往往需要花费很长时间,在项目未得到批复前,由于计划、资金得不到落实,采购无法启动。而一旦获得批准,工程建设完成的后门被关死,从设计到采购直至安装、开工,进度安排往往都十分紧张,留给进口采购的周期常常得不到保证。因此,在合同谈判阶段,总是想方设法要压缩交货期,甚至达到了每日必争的程度。这不但将导致采购成本的上升,而且难以保证合理的生产周期,进而增加了采购风险。如果自项目启动后,预先选择好合理的时机,制定科学的采购计划,在具备一定条件时,先做预询价工作和正式签约前的一些准备工作,一旦项目获准,就可以节省时间,同时也使自己具有较多的谈判空间和回旋余地,使买方处于主动地位。


2市场信息调研和行情分析


市场经济环境下,供求矛盾和价格行情直接受市场供求关系作用影响,所以在采购前对市场形势和行业变化需进行深入研究,了解市场供应的需求状况,调查可供选择的供货商的竞争程度,对于他们正常交货时间和交货风险的潜在因素进行分析,做到心中有数,才能够防范于未然,降低交货期的风险。以钢材采购为例,自2004年初开始,由于中国经济的快速增长和投资过热,能源市场的高价走势,导致世界范围内连续的原材料价格上涨和旺盛需求,全球主要钢材供货商生产任务十分饱和,报价提供的交货期与往常相比一再延长。此时,只要能预先掌握市场行情,突破常规,提前12个月采购,其结果可能就会满足供货周期需求,甚至会提前交付。


3 供货商资信调查


在启动商务程序之前,选择诚信、合格的供应商,是保障合同顺利履行的前提条件,在某种意义上说,这比采用严格的合同条款更为重要。供应商的诚信一般表现在货真价实、信守合同承诺、按期交货方面。正常情况下,国外一些有实力的大公司一般报价比较真实,签约后能够保证供货质量和交货时间。同比,小型供应商或代理商的履约能力相对较弱,缺乏对市场风险的承受能力,出现迟交货或发生质量问题的几率相对较大。所以,在与这些公司开展业务前,一定要进行资信调查。资信调查的方式,可以通过专业信用管理公司或行业协会、商会等机构实施,也可以通过一些与供应商有过合作的第三方(如保险公司或外运公司)进行了解,必要时还可以安排人员到供货商工厂所在地或对其产品实际用户进行考察调研。


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