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采购经理的建议能否通过,就看这份报告了

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发表时间:2018-11-14 13:49

1

有理说不出


在推文《一封供应商的投诉信》中,有这样一个案例:


采购员给三家供应商发了询价,有两家反映所询产品型号已停产,希望用替代型号。采购员同意了。而第三家供应商执着地去找到了停产型号的库存,报来的价格较高。这一家供应商在得知最后得到订单的那家报的是替代型号后,气愤地投诉了采购员。


HR经过一番调查后,确定采购员的工作有疏失但不构成违规。但在与采购经理商议处理方法时产生了较大分歧。HR主张将出问题的环节进行更严格的管理——比如以后只要是询价过程中的讨论,采购员不能自行决定将讨论结果发送给哪些供应商,而必须发送给全部参与的供应商。


采购经理认为采购面对的是千变万化的市场,一出问题就减少采购人员的自由度可能是解决了眼前的问题,但是将来解决其他问题时可选范围就变小了,隐性损失也是很大的。建议仍由采购人员决定将讨论结果发送给谁,但改良信息系统,让讨论结果的发送情况可以追溯。

HR经理也知道采购经理说得有道理,但是他担心这种温和的改进在向总公司报备时,会因为显得对问题不够重视而被要求重新处理。他很为难。


在上次介绍这个案例时,我们主要介绍了管理误区中的“假阳性错误”和“假阴性错误”。这一次我们换个角度,重点说说HR经理应该怎么向总公司打这份报告。


2

另一种报告方式

通常的报告方式会是这样的:


X年X月X日,收到供应商XXX对采购员杨叶的投诉信,投诉原因是......,经过调查,实际情况是......。综合考虑......等方面的因素后,决定对杨叶给予......的处分,同时,改进信息系统,使其能清晰记录在询价过程中各种讨论结果的发送情况,以督促采购人员对发送讨论结果这件事予以高度重视,采取最合理的处理方式。


但是在这个案例中,参看该企业的传统,很可能提议的改善方法会被认定为对再次发生同类问题的防范力度不够,然后被退回要求重新处理。那我们不妨换一种写报告的方式来看看:


X年X月X日,收到供应商XXX对采购员杨叶的投诉信,投诉原因是......,经过调查,实际情况是......。基于前述调查结果和多种因素的综合考虑,我们在若干种处理方法中留下两种进行最后一轮的比较:


方式1:对出现问题的环节严格管理,对以后在询价过程中的任何讨论结果,规定采购人员必须将其发布给全部参与报价的供应商。这种处理方法的可以较为彻底地杜绝此次出现的问题,但这种处理方法的不足之处在于......从长期来看,采购人员在这个环节上效率的下降可能会为公司累积较大的损失。


方式2:改进信息系统,使其能清晰记录在询价过程中各种讨论结果的发送情况,以督促采购人员对此环节予以高度重视,采取最合理的处理方式。这种方式不如方式1在杜绝同类问题发生上更直接彻底,但对可能出问题的环节给予了有效的监控,更重要的是它为必须应对千变万化的市场的采购团队保留了合理的自由度,在“控制同类问题”和“保证长期的效率”之间保持了较好的平衡。


管理团队认为第二种处理方式更符合公司以人为本、注重长期成长超过短期利益的企业文化。所以......


我们可以想象一下,总公司的领导(或任何报告的读者)在看到两种报告时不同的感受。也不难推断哪份报告更容易获得认同。为什么会这样呢?


读了第一份报告,总公司领导可能会觉得杜绝同类问题再次发生的力度不够,就会在心里形成两个选择项:


A、接受建议,没有彻底地杜绝同类问题

B、不接受建议,可以要求彻底杜绝同类问题


而读了第二份报告,在阅读者心里形成的选择项是:


A、彻底杜绝同类问题+牺牲未来效率

B、有效监控可能有问题的环节+保证将来的效率


这两份报告在写法上最核心的差异在于:第一份报告只呈现了一种处理方法,而第二份报告包含了对两个可选项的对比分析。


用心理学的原理去分析,人在对结果不满意时,会自然地寻找其他选择。如果眼前没有现成的可选择项,人们不仅会将当前选项的对立面自动补充成为另一个选项,还会默认“当前选择不好,另一个选择有可能更好。”


所以提出的建议可能没有完全符合对方期望时,一定要提供不同的选择项,并将不同选项的利弊做完整的分析和全面的对比。这样才更容易达成共识。


同样的方法,在我们以前的另一个处理违约的案例《 买了几棵树,采购差点把自己种到树坑里 》中也用到了。在这个案例的最后的部分,采购人员呈现了两个选项:


A、按照合同惩罚供应商+牺牲将来供应商的配合度

B、调整合同条款+让供应商现在贡献更大价值+保存供应商将来的配合度


如果采购员没有呈现这两个选项,那么总经理在心理上的选择就会变成在“按照合同惩罚不达标供应商”和“供应商做得不够好而不用被惩罚”之间进行。


3

总结

虽说写报告、读报告、判断管理决定的合理性应该都是以事实和数据为根据的,是非常理性的,但是只要写报告、读报告、做判断的是人,就会有人的心理活动,会有本能的、非理性的一面。所以只有了解人的心理活动特点,选用合理的方式呈现决定或建议,才能引导团队顺利达成共识。


一份好的报告,不仅需要提出好的决定或建议,还应该能很好地帮助团队对这个好的决定或建议达成共识



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