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一直陷在“鸡毛”琐事中的采购,该如何脱困?

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发表时间:2018-11-19 15:04

1

一地鸡毛


林欣从仓库回来,坐在座位上,还没来得及喝口水,就看见经理助理小苗迈着优雅的步子走了过来,把一份彩色打印出来的报告放到了自己桌上。小苗轻声细语地说,“领导说了,这两个数对不上,我已经帮你圈出来了,你再帮忙查一下,他下午去给总经理汇报要用。排第一优先啊,别忘了,十二点之前给我。”


小苗是公司各个部门的经理助理中脾气最好的一个了,可是林欣每次看到她手里拿着几张纸朝自己走来的时候,就会莫名其妙地紧张。其实好像不光是看到小苗,现在不管谁拿着几张纸朝自己走来她都紧张。最近这些杂七杂八的事,搞得她心烦不已。


今天一大清早,仓库打电话来,说新到的模具从集装箱里卸下来的时候,木箱上面有水渍,可能被泡过,要她拍照取证,送货的司机就在那里等着,要她立刻过去。林欣手里一堆事,想请仓库帮忙拍照,人家不答应,说这不是他们职责范围。这不她就急急火火跑了过去,拍了照片又赶回来。这仓库离办公楼非常远,一路小跑赶个来回半小时就过去了。


刚坐下,小苗就派了个需要“第一优先”处理的事。除了给老板对数的事,林欣手里现在还有两件需要“第一优先”处理的事。


一是有个供应商来电话说寄来的发票找不到了,快递那边显示早就签收了,可是刚刚到财务去问说根本没收到,而且财务不负责去查快递,让供应商找采购。今天是这个付款周期收集付款单据的最后一天,今天找不到发票就只能下个月再付款了。而且,那是增值税专用发票,要是弄丢了——哎,林欣都不愿意想接下来那一串麻烦事。


还有一件“第一优先”的事,就是有一套模具要送去供应商那里做大修,供应商从厂里拉走货必须要有出门证,不然门卫不放行。采购得负责去开出门证,出门证要到人事部去开,又得跑老远,还得提前和人事部约好,不然去了找不到人就白跑一趟。设备部的工程师早上就已经打过电话来催,说供应商的车子已经到了,林欣请工程师帮忙照应一下供应商,自己先跑去仓库拍照去了。


这么多“第一优先”,先弄哪个?!林欣想着今天这一堆事:去仓库拍照、开出门证、找发票,脑子里冒出四个字:“一地鸡毛!”自己一个做采购的,谈个价下个单催个货,就算忙点,也算是正事儿,可现在这都是些什么事儿啊!乱七八糟的!


林欣其实挺喜欢采购这个工作的,能和各种各样的供应商打交道,能学各种门类的知识,出差时可以顺带了解不同城市的文化......总之有很多她喜欢的地方,但是让林欣苦恼的是,采购好像总也躲不开这些“鸡毛”事儿,这些对自己的成长一点价值都没有的事!


每当想到这些,她就好烦,什么都不想做了,尤其是那些“第一优先”,特别不想理它们。


她喝了口水,眼光落在办公桌上的一个小泥塑上,那是一个可爱的小和尚,上次培训课的时候老师送给每个学员的。




2

小和尚挖井

那是一堂管理改善的培训课,上课的时候老师讲了个两个小和尚担水的故事——哎,和尚在故事里总是要去担水,不管是两个还是三个。


从前,有两个小和尚住在相邻的两座山上的庙里。他俩在山上没有水喝,每天早晨都得到山下担水。


两座山差不多高,他俩走路差不多快,每天也差不多同时出发,所以每天早上他俩都能碰到一起。他俩见面总是很开心,但也有时候会一起抱怨一下担水好累,要是在庙旁边有口井该多好。一个小和尚说,要不咱俩在山上挖井吧?另一个小和尚说,咱俩那么小,力气也不大,挖井得挖到哪年啊,算了吧。


日子就这样一天天过去了。过了好久,有一天,一个小和尚去担水时,没有碰到另一个小和尚,他等啊等,一直没等来。这个小和尚担心没来的小和尚病了,就吭哧吭哧地爬到那个小和尚的住的山上去看他。


一进禅房的门,就看到那个没去担水的小和尚在烧茶。他就问他,你今天怎么没去担水啊?我还担心你病了呢。你今天没担水,哪里来的水烧茶啊?


那个小和尚说,谢谢你来看我。不过我从今天开始不用再下山担水了。上次我跟你说完挖井的事以后,每次担水回来就去挖一小会井。我力气小,每次只能挖一小会儿。不过三年过去了,我的井昨天终于出水了。你看,这是我从井里打上来的水烧的茶,你尝尝好不好喝。


老师讲完这个故事,接着就讲了做工作改善的原则:不管有多忙多累,都要坚持做改善。什么是改善呢?就是你做完的事,能让你将来不做一些现在正在做的事,或者做起来更容易一点。


简单地说,就是你今天做的事当中,一定要有一部分——哪怕只是很小的一部分——是能让将来长期省事的。


这跟花钱存钱差不多。你如果每天只是完成了需要完成的任务,就相当于把钱都花在消费上了,只是你花的是时间,不是钱。而每天如果挤一点时间做一点点改善,就像省下来一点点钱存了起来,只不过你存的不是钱而是时间——是将来省下来的时间。


林欣看着那个笑嘻嘻的小和尚,想着当时老师说的话,当时听课的时候感觉真好。可是一回到现实中,等待自己的就是无穷无尽的“鸡毛”!


想着这些可恶的“鸡毛”,看着可爱的小和尚,林欣脑筋里突然一动,能不能对“鸡毛”做改善呢?


以前她从来没有这样想过,是因为“鸡毛”实在太琐碎,每根“鸡毛”可能就只花十分钟二十分钟就弄完了,做改善这么费时费力的事,投到“鸡毛”上似乎太不划算。但仔细想想,这些“鸡毛”虽然每一根都不花很多时间,但是它们长年累月地重复发生,消耗的时间累积起来也是很惊人的。要不,就搞它一搞?


这么一想,林欣一下子就来神儿了,那些“鸡毛”也不那么面目可憎了。它们变成了一些让人有点跃跃欲试要拿下的目标,就好像是玩游戏时要打掉的怪兽。一堆“鸡毛”中,先提溜出来三根吧:


  1. 仓库收货时遇到货损要去拍照

  2. 供应商寄发票遗失后的追查

  3. 退货或模具大修出厂时要开出门证


林欣看着写在纸上的三根“鸡毛”想,我先去开出门证,回来再收拾你们,哼!


林欣是如何收拾这三根“鸡毛”的,她再收拾这些“鸡毛”的时候又遇上了哪些意想不到的事,在接下来的三期文章里我们会慢慢分享给大家。


3

总结与思考

今天的推文中,以采购为例,描述了供应商从业者的一种工作常态,就是低价值的“鸡毛”事儿缠身,忙得不行还没什么有效产出,对自己的成长也没有帮助。本文还描述了对待“鸡毛”事儿的一种常见的心态——做完就完了,也不是什么大事。正是这种心态,让这些“鸡毛”稳稳地粘在自己身上,和自己缠缠绵绵到永远!


今天的推文中,还介绍了一种特别的对“改善”的定义,就是做能让将来长期省事的事儿。重点是“长期省事”。不管一次能省多少,只要是能长期省的,都值得做。


大家也可以在我们分享林欣的做法之前想一想,如果换做是自己,会怎样对这些“鸡毛”做改善。欢迎您留言分享想法。



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