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采购讲解之实地考察供应商的方法技巧

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发表时间:2019-03-01 08:33

对于供应商的实地考察我有很多话要讲,但是确实不知道从哪说起。但有一条是不变的,无论怎么样我都要验证供应商说的话是不是真的,我能不能看到像他说的那样的场景。

  1、在和供应商通话的时候就提醒供应商说话要客观,在填写各种报表的时候也提醒供应商要客观。

  2、要供应商提供相关的证据,比如质量的证据,交期准确的证据。

  3、我们得有办法去验证这些证据,也就是我们要去考核。

  4、考察需要花费成本的,明确告诉供应商,经济费用我们自己承担,只希望给我们提供考察的机会。

  提醒:采购腐败在这里很容易产生,我相信每个公司对于采购工程师不可能放任自流,应该有所约束、有所限制、有所警戒,比如在工程师回来报销发票的时候, 我们应该注意看到发票的报销时间、金额及消费地点。但不是不相信他们,是不相信供应商,因为在国内这是一个潜规划我们不得不防。

  5、如果不符,我们就拒绝合作或就合作事宜提出谨慎建议防患于未然。

  6、去考察供应商的人员团队,要搭配的很合理,不能只有采购部门的人,要有生产部门、财产部门、计划部门、质量部门、物流部门等。因为我们要考察的不单单是供应商的价格包括他们的质量、计划的准确性、物流的有效性、发票的真实性、还有涨价与跌价的真实性。

  7、考察供应商一定要尊重供应商,在这种前提下我们最好出其不意,不要以客户的身份去,最好以第三方的身份去,这样我们更容易看到真实的情况,如何操作,这样看各个采购工程师的能力了。

  8、最后,回来要总结要比较,根据每个供应商的情况,得出最合理的最客观的结论。

  案例:

  去年,我们考察一批供应商,其中有一个在北京的西郊,我们晚上下的飞机,就直接去了这家工厂旁边的一个宾馆。因为此前我们并没有通知供应商过来。

  第二天早上,我们就直接打电话到了供应商那里,这个电话是我们的采购经理皮尔斯打的,但他的内容主要是说我们这次是顺便来看看,为下一步的合作做好准 备,但是呢,希望明天去看,因为今天我们要去颐和园去转一圈。其实这样做的目的是为了麻痹供应商。故意说出了去颐和园转一圈的想法,其实是想让他们放松警 惕。打完电话后,皮尔斯就带领自己的采购工程师在房间里边开会,拿出了书面的资料,总共分四个部分,并且把六个人员也同这四个部分一致,分别是工厂现场、 质量文件、采购文件、仓库包装四组。然后指定哪个人负责照相、摄像和做掩护。

  下午,在皮尔斯的带领下,他们分别在这个工厂的周围了解了情况,并且做了一定的记录,这为事后的谈判打下了一个良好的基础。第三天,我们的人如期到了他 们的工厂,我们故意表现出很疲倦的姿态,让供应商看出我们的心不在焉。供应商看到这个情况果不其然,就没有任何芥蒂的很豪放的参观了他们的公司的任何一个 角落,并且我们也做了详细的记录,对文件也做了收集,甚至对某些员工做了谈话。

  结果大家可想而知,在事后的谈判里我们一直牢牢掌控着整个进程,这是我们最成功的一次考察供应商。

  还有一件事也发生在我们的公司,有一天中午我在工厂的食堂打饭,我身后站了一个采购部门的工程师,他就主动打招呼,然后我们坐到一起吃饭,因为怕尴尬我 就主动问他一些公司的问题,不经意间我问到,你经常出差吗?他也回答说下午就要走,去深圳盐田考察一个供应商,就这样我也没有在意就离开了。

  在第二天下午,在我的办公楼里,我不经意的发现了这个工程师,我当时觉得很奇怪,因为考察供应商不可能一天就结束,况且是深圳不是上海,我就主动过去跟他打招呼,问他你去了吗?什么时候回来的。下面他是这样回答的:

  “我昨天去之前,事先给供应商打了个电话,希望他们到深圳宝安机场接我,我下飞机以后就给他们去了电话,他们的车就在机场等我,上车后他们把我直接送到 了宾馆,到了宾馆,桌子上放好了他们公司的所有文件,包括质量、价格、交期、售后服务等,我看完以后他们签字,然后给我复印,我就放进了我的包里。供应商 特热情,带我去吃饭、洗澡,晚上把我送回宾馆里边,第二天早上带我去参观工厂,然后我早上10点的航班就回了上海。”

  听了他的话我哭笑不得,我也无话可说,我唯一能做的就是找到皮尔斯(他们的采购经理),大骂他一顿,希望引以为戒。 在考察供应商的时候,我们还应该注意一些自己内部的因素:

  1、我们最关注供应商什么:是成本还是价格,是服务还是物流,是库存还是质量或者都重视,如果都重视,我们有没有平衡的比例,有没有平衡的能力,有没有 调整的能力。我希望这些东西能够是落实到表格上,临出发之前都做出来,装进一个文件夹里边,这样到了供应商那里我们才不会手足无措,要做一个有准备的人。

  2、在填写数据的时候我们不要忘记了填写日期,如果碰到受天气状况影响比较大的产品,比如像温度、氧化能力时,我们应关注明天的气状况。

  3、我们在填写完毕以后,希望供应商的负责人,能够签字确认。

  4、回公司后把这些原始资料记录档案,这将成为供应商的第一手资料。

  5、每当供应商有什么大的变化或业务变动,希望采购分析师能够及时的沟通并更新这些信息,以保证这些信息的新鲜性。

  6、最后,想提醒采购工程师,考察的时候一定要执行实地考察的想法,千万不要认为供应商就是对的,这个市场是利润的市场,而不是某一个人的市场。


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