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采购组织质量管理

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发表时间:2020-05-21 08:45

采购组织质量管理主要依靠采购商,他们在采购质量管理中发挥着重要的作用。采购商要积极主动地为供应商提供帮助,从而尽可能地使双方达到共赢的目的。采购商需要在以下几个方面保证采购质量:

1,选择合格的供应商

作为采购部门,首先要为企业选择合格的供应商,其所供货物要质量可靠供货及时,能够成为企业的有益资源,从而确保供应链的稳定、有序、增值。这也是采购质量的重要保障。

2,提供明确的产品质量要求

对供应商进行质量监控是采购商的一大重要职能。在进行供应商质量管理之前,首先要明确对供应商的质量要求,因为对供应商提出明确的质量要求是有效采购管理的基础。

采购商必须能够将产品/服务需求准确地描述出来,以便获得想要的产品或服务,也使供应商能够清楚地知道所要提供的是何种产品或服务。虽然质量要求主要是由质量控制部门负责制定的,但在检查产品质量时,采购人员也负有直接责任。因此,需要坚持准确而详细的产品质量描述,以确保采购的产品和服务满足生产的要求。

对供应商产品质量要求的制定通常有三种来源: ①根据个别要求广泛征集用户、工程部、质量控制部、供应商、销售部的意见而得出的标准: @根据技术协会和行业专业机构的大量研究而得出的标准: ③由政府立法规定的标准。通常采购企业会在政府和技术协会等机构制定的标准的基础上,再灵活修改本企业的质1

量要求。这些质量要求会不断地更新,然后再告知主要合作的供应商,以供他们参考。

在制定质量要求的时候,采购人员应该同工程部、质量控制能等一起,尤其是要同供应商一起,听取他们对质量要求的建议,探讨质量改进的可能性。

对供应商的产品质量要求必须清晰、明确,双方都要理解这些需求,一般来说需求涉及的要素有:实体产品说明书、原材料、供应商交货的承诺或特定供应商任务和责任等。


常用产品质量描述

1.品牌描述

品牌描述是建立在采购商对供应商的信誉认可基础上的。当通过品牌购买所需部件时,如果产品在最初使用上令人满意,就会使采购商相信,以后采购时只要要求同样品牌,就能获得同样的质量品牌描述在生产过程中保密,这在供应商享有技术专利情况下是必需的,因为此时得不到具体的产品规格,也就无法提出细节上的质量要求。有时采购企业已经形成对某种采购品的特殊偏好,就会一直使用品牌描述,这在非生产性采购中比较常见.

对品牌的要求是采购人员需要反复权衡的,因为如果对品牌过度依镇,就等同于减少潜在供应商的数量,丧失获得更低价格或质量改进的机会,更何況品牌产品往往价格很高。

2,物理化学特性描述

这是限制物料属性的要求。产品规格中这些可测量的属性是保证产品获得正确使用的必要条件,并且能够以最低成本保证质量.

3.技术生产描述

这使得采购商有机会从不同的供应源获得相同技术规格的产品,所以这种摇述要求是比较重要的,它通常借助工程制图描述来加以明确。当采购品存在特殊要求需要定制的时候,这种描述是必要的时且是关键的,采购人员必须同生产人员详细了解该技术需求的具体细节,才能布的放失地去寻找合适的供应商,这一步同时也是采购人员参与供应商开发的一个重点,通过技术生产上的沟通探讨,来挖掘工艺上改进的可能性。

4,性能描述

性能描述的关键是准确理解需求,在企业运作中,因为随总理解功能需求为导致产品不合规格的事例已发生得太多,包装箱太大、服装面料缩水、油漆容易剥落、零件装不上等问题都会增加入力、财力的耗损,甚至直接造成毁约赔偿。

这就是对性能描述没有正确理解造成的,此时价值分析和价值工程中对功能含义的准璃注解就派上了用场。

性能要求是面向使用结果的,它可以让供应商保留创新余地,由自己来考虑生产怎样的合适产品以达到要求,这实际上也促进了供应商的提高进步.所以这种质量要求在招标中常会使用.

5.工程制图描述

通过几页图样和具体描述性资料一起说明是生产型企业常见的质量要求形式,尤其针对电子电气元件、锻件、铸件等精密度要求高的零部件,它也是所有要求形式中最准确的一种,这种描述形式比较昂责,不仅在于它需要计算机辅助1设计和使用,而且还因为它所描述的产品零部件往往需要供应商花费大量的人力物力去理解才能生产

6.样本描选

样本描述是非常直观而又方便的一种要求形式,通过呈送供应商一件需要采购品的料本,就可以让供应商立刻理解具体的质量要求,而这种理解中的很多信息可能是从文字和图样描述中无法获得的,几乎所有的采购企业都会使用这种方法,但占的比例不一定大,因为如果样品昂贵的话,这种花费不是每次采购都能承担得起

3.加强沟通,满足供应商需求

在双方签署相关条约的条件下,采购商应该尽可能地与供应商进行沟通,理解供应商的需求和期望,为供应商提供方便。例如: @一旦生产开始,尽可能不再对产品设计进行改动; ②发出采购订单后,尽量避免改变采购量; ③及时预测未来新产品的需求,为供应离未来生产计划的制定提供帮助: ④适度的采购提前期: ⑤公平对待供应商:@适时支付。

4,提供反馈信息

为供应商提供反馈信息是采购商的主要职责之一。如果供应商无法及时、准确地得到采购商对产品的反馈信息,就很难有针对性地提高产品的质量。

戴明环质量管理的方法中,对产品的检测和应用环节的反馈机制提出了很高的要求。它不仅能够保证本次质量控制的效率,同时也能为此后的PDCA发展提供持续的支持。

5、奖励或鼓励措施

适当的奖励能够拉近采购商和供应商双方的关系并激发供应商的积极性。以往采购商追求供应商绩效的改善,但不愿意将所得的利益与之共享,而供应商也不愿意花大盘的时间和资源进行产品质量和双方关系的改善,这对于希望长期合作的买卖双方来说无疑是不利的。

现在,越来越多的企业意识到对优秀的供应商采取一定奖励措施所能带米的效益。例如,对于评价体系中表现突出的供应商,采购企业可以给予更高的采购额度,或者通过建立长期协议等方式,刺激供应商进行产品的持续改进。

通常,采购企业为优秀的供应商提供的奖励或鼓励措施有以下几种:①双力分享由供应商产品改进带来的利益;@公开认可优秀供应商,给予大的业务份额,建立长期采购合同; ③为供应商提供新业务的机会,为供应商提供运用新技术的途径,为供应商及早加入采购商新产品开发创造机会。

6,对供应商实行动态管理

对供应商的管理,要实时地、动态地对供应商的各项指标进行评估,并及时将相关信息反馈给供应商,促使供应商尽快改进不是之处。

对供应商实行动态管理,建立供应商档案,定期排序,是后续采购质量管理非常重要和关键的一步。例如,定期对重点物资供应商就进货质量合格率、抽检合格率、供应商准时交付率、质量检验报告准确及时性、停后服务等内容进行考核评分排序。考核评分排序的主要目的是评估供应商的质量及综合能力,以及为是否保留、更换供应商提供决策依据。


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