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采购易腐败?采购职业人问题还是采购管理版本太低了

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发表时间:2018-08-29 16:56

一个好的采购制度不但达成企业绩效,而且拥有培养好优秀采购人的土壤。


—— 柳 荣 / Jasunlau


采购,掌握供应商的准入、订单签订、交易条件、合作付款等要素,甚至低值易耗品零星采购与紧急采购所涉及的现金交易,覆盖环节多,对供应商有生杀大权,也因此常被人理解为“肥缺”而易“腐败”的工作岗位,也因此采购腐败成为企业管理者预防的重中之重。


但在企业实际的运营中,任何部门或者环节都可能“腐败”,如研发可以嵌入指标“指定”供应商获得好处,工程可以个性工艺“照顾”供应商获得好处,品质可以宽限容错“选择”供应商获得好处,财务可以付款条件“差异”对待供应商获得好处......既然企业的所有的部门都有能从供应商处获得“腐败”的权力,为何维度采购如此受关注,并成为所有人事实认可呢?


就其原因来讲,并不复杂:采购岗位直接负责供应商合作,企业对商务环节可控性差。于是,眉毛胡子一把抓且抓不住的情况下,就把直接负责供应商的采购岗位自然简单对接上来。于是,企业为了预防采购腐败,加强且提高对采购的控制,通常的做法是:


1、采购岗位入职担保。这是早起企业经常用的做法,本人曾经注意早起到在广东企业,应聘采购岗位需要企业所在地本地户口人员提供担保书(或每个有人格资产追溯的人担保)。


2、采购团队年度宣誓。这是现在不少企业每年供应商大会上,要求采购团队签订《采购人员廉洁保证书》,并在大会现场面对所有供应商做廉洁宣誓仪式,加强采购团队的自我与环境约束。


3、供应商廉洁保证。要求供应商签订《供应商廉洁保证书》,保证书制订苛刻的违规惩罚条款,并有法律责任,加重各自的规则责任。


4、定期轮岗。无论你采购工作绩效多么优秀,工作4年必须轮岗,第一为了降低你久卧成病的风险,也间接告诉供应商“投资”的风险。


5、幽灵计划。某外企在采购部门安排一位“幽灵”——相当于审计纪检工作者,公司明确告知采购团队中有位“幽灵”,但没有告知究竟谁这位“幽灵”,是这位笑容可掬的大姐还是那位不苟言笑的帅哥?......虽不说身正不怕影子斜,但总是有种莫名的无形压力。


说实话,上面的手段只是行政手段,属于采购腐败治理1.0版本,其解决方案不但不能解决问题,反而还会让采购团队产生一种人性厌恶和对优秀企业文化的否定。


于是出现了从采购专业角度治理和预防采购腐败:通常的做法就是将采购进程分工,团队协作。将采购工作细化为:供应商开发、技术工程、商务谈判、下单跟进、品检入库、绩效结算等等交于不同的小组完成。这种采购“铁路警察,各管一段”替代“一杆到底”的做法,从管理上看一方面可以提升各个小组跨部门协调能力,增强某项工作技能,也可以从制度和流程上预防滋生腐败的土壤,但同时也降低了效率和工作品质,大量工作发生在内部协调与信息沟通,且产生数据冗余。最终,或许获得了所谓的“纯净采购”,但付出高昂的运营代价,这是企业所不允许的。

这种看起来不错的方法,却耗尽大量运营成本、压制了人性、远离了采购本质,我称之为采购腐败治理2.0版本。


腐败一方面是人性的一个反馈,另一方面也是企业制度的照妖镜。


一个马云的故事

一个采购管理方案仅仅是转移矛盾不是一个好的管理方案,而需要从制度层面系统思考在此想到一个马云曾经讲到的一个亲身创业经历:马云早起创业成立海博翻译社,但由于亏钱几位创始人不得不从义乌采购小商品晚上摆摊来贴补翻译社亏欠的房租,由于货品质优价廉,虽然每日辛苦但收益颇丰。为了获得翻译社足够运营资金,马云与几位创始人商量大家多投入精力做产品,聘请一位心细的小姑娘专门收钱,生意品类增加工作依旧忙碌,不过每天晚上结算却发现:赚的钱还不如以前多!几个人不约而同地思考为什么?

第二天发现,负责收钱的小姑娘收钱时,都会很隐蔽且熟练地抽张小额面币塞进自己的口袋......



马云后来说:我们深信,这小姑娘非常纯洁。但是我们创业是没有任何制度,结果将一个好的姑娘废了。一个好的企业把不好的员工变成优秀的员工,而一个不好的企业,把一个优秀的员工害死。说白了,制度是关键。采购亦如此,一个好的采购制度不但达成企业绩效,而且拥有培养好优秀采购人的土壤。


为此,谙熟中国企业运营经验采购顾问团队经过2年开发,设计基于企业绩效的阳光采购体系模型——OTEP模型,基于企业成本与竞争需要,从企业整体优化出发,通过采购组织O(Purchasing organization)、采购思维T(Procurement thinking)、采购绩效P(Procurement performance)与采购操守E(Procurement ethics)四个维度建设采购与供应管理体系与人才团队的先进运营模型,系统解决企业采购与供应链问题,改善企业采购运营环境,培养与造就人才,激发企业采购绩效,实现企业采购可持续运营。


结 束

有两个和尚分别住在相邻的两座山上的庙里。两山之间有一条溪,两个和尚每天都会在同一时间下山去溪边挑水。久而久之,他们便成为好朋友了。

弹指一挥间,不知不觉,时间在每天挑水中,一晃就是五个春秋。



忽然有一天,左边这座山的和尚没有下山挑水,右边那座山的和尚心想:“他大概睡过头了。”便不以为意。哪知第二天,左边这座山的和尚,还是没有下山挑水,第三天也一样,过了一个星期,还是一样。直到过了一个月,右边那座山的和尚,终于按耐不住了。他心想:“我的朋友可能生病了,我要过去探望他,看看能帮上什么忙。”于是他便爬上了左边这座山去探望他的老朋友。


等他到达左边这座山的庙看到他的老友之后,大吃一惊。因为他的老友正在庙前打太极拳,一点也不像一个月没喝水的人。他好奇地问:“你已经一个月没有下山挑水了,难道你可以不用喝水吗?”左边这座山的和尚说:“来来来,我带你去看看。”于是,他带着右边那座山的和尚走到庙的后院,指着一口井说:“这五年来,我每天做完功课后,都会抽空挖这口井。虽然我们现在年轻力壮,尚能自己挑水喝,倘若有一天我们都年迈走不动时,我们还能指望别人给我们挑水喝吗?所以,即使我有时很忙,但也没有间断过我的挖井计划,能挖多少算多少。如今,终于让我挖出井,我就不必再下山挑水,我可以有更多的时间,来练习我喜欢的太极拳了。”


我们在采购工作领域上,工作获得采购绩效就像是挑水;而我们管理者常常会忘记把握可持续发展的问题,挖一口属于企业采购采购管理的井,培养采购团队的同时,也给企业可持续发展铺设了一条路。这样在未来当企业发展人员变迁,采购供应工作都能源源不断地为企业获得可持续的外部资源。


采购组织与体系建设,无论对于企业运营,还是采购人成长,就是一个挖井工作。(END)


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